20 درصدی ها

مدیریت زمان چیست؟ آموزش تکنیک های هوشمندانه برای مدیریت زمان

مدیریت زمان چیست؟ تا حالا چند بار برنامه ریزی و مدیریت زمان کرده اید و دوباره آن را نقض کردید؟ چند بار از دوکلمه خسته شدام و الان حوصله ندارم استفاده کرده اید؟ فکر می کنید کجای کار اشکال داشته؟فکر می کنید چرا در مدیریت زمان موفق نبوده اید؟ اگر شما به شکل جدی برای موفقیت و رسیدن به اهدافتان در حال تلاش هستید باید در مرحله اول اصول مدیریت زمان را به خوبی یاد بگیرید و اجرا کنید در غیر این صورت تضمینی برای اتمام کارها و نتایج مطلوب وجود ندارد! به همین منظور در این مقاله بیست درصدی ها تصمیم داره تکنیک های مهم مدیریت زمان را آموزش بدهد.

شما در هر موقعیت و هر شرایطی که باشید از کارمند گرفته تا کارآفرین از یک خانم خانه دار تا یک نوجوان برای اهداف خود باید برنامه ریزی داشته باشید و در برنامه ریزی یکی از با ارزش ترین ابزارها زمان است. زمانی که قابل برگشت نخواهد بود.

بیشتر استرس افراد از نیمه تمام ماندن کارها شروع می شود مقاله درمان استرس و اضطراب به همراه علائم و نشانه های آن می تواند در این زمینه بیشتر توضیح دهد.

گاهی افراد به خاطر ترس از کاری آن را اصلاً شروع نمی کنند مقاله راههای غلبه بر ترس چیست؟ روش های علمی برای درمان ترس را شرح می دهد که شما با خواندن این مطلب می توانید بر ترس های خود غلبه کنید.

تنها راه دوری از غم و غصه اینست که آنقدر وقت آزاد نداشته باشی که بخواهی فکر کنی آیا خوشحال هستی یا نه.

جرج برنارد شاو

نکات مهم برای افزایش اثر مدیریت زمان

بشتر افراد اذعان می کنند در بکارگیری مدیریت زمان موفق نبوده اند و به حالت قبل برگشته اند. بسیاری در پی اشکال کار خود نبوده اند! اما تجربه ثابت کرده این افراد احتمالاً در 4 زمینه به صورت عالی گام بر نداشته اند. در واقع برای اثر بخشی بیشتر مدیریت زمان بهتر است در این 4 زمینه قوی تر عمل کنید.

افزایش بهره وری در مدیریت زمان

  • میل و آرزو

برای اینکه در مدیریت زمان موفق تر باشید و هرگز شکست نخورید باید برای انجام کارهای خود میل و اشتیاق داشته باشید در این صورت می توانید با بیشترین بهره از مدیریت زمان استفاده کنید.

  • قاطع بودن

باید به صورت بی رحمانه ای با خود قاطعانه برخورد کنید. باید با قاطعیت تصمیم بگیرید که از مدیریت زمان استفاده کنید و آن را به عادت در خود تبدیل کنید. بیشتر افرادی که در همان ابتدای کار در اجرای برنامه هایشان شکست خوردند به همین دلیل بوده است.

  • عزم راسخ و استوار

در زمان انجام کارها با وسوسه های زیادی روبرو می شویم باید با عزم استوار یک نه محکم به تمام آنها بگویید و تنها تمرکز خود را بر روی انجام کار مورد نظر بگذارید تا بتوانید در مدیریت زمان به موفقیت برسید.

  • نظم و انظباط شخصی

اگر شما فردی باشید که نظم و انضیاط شخصی در برنامه روزانه خود داشته باشید قطعاً در مدیریت زمان هم موفق تر عمل خواهید کرد. این کار در مورد نظم و مدیریت مالی هم صادق است.

  • حذف جزئیات بیشتر

بیشتر افراد در نوشتن کارهای خود دچار وسواس هستند و به جزئیان اهمیت بیشتر می دهند. این وسواس ها باعث می شود زمان از بین برود و کارها به موقع انجام نشوند. به عنوان مثال قرار است کاری را طی 30 تا 45 دقیقه انجام داد ولی افراد خودشان را انقدر درگیر جزئیات می کنند که این کار به تعویق می افتد و یا روزهای زیادی می گذرد تا این کار انجام شود. با حذف جزئیات می توانید کار را بهتر انجام دهید.

اصول مدیریت زمان و تکنیک های آن

اگر تمام کتاب ها و سمینارهای مدیریت زمان را خلاصه کنیم در همه آن به تکنیک ها و راهکارهای مشترکی می رسیم که با اجرای این تکنیک ها به سهولت می توانید در وقت و هزینه های خود صرفه جویی کنید و به قول معروف زمان کم نیاورید!

اصول مدیریت زمان مناسب1- تهیه فهرستی از کارها

اگر می خواهید در هر زمان و مکانی موفق باشید باید لیستی از کارهای خودد تهیه کنید. اگر فکر می کنید جای این لیست در ذهن تان است اشتباه می کنید! شما نمی توانید کارها را در حافظه خود بدون هیچ کم و کاستی بنویسید. حالا شاید بپرسید این لیست چگونه تهیه شود؟ برای اثر بخش بهتر لیست کارها بهتر است این گونه باشد.

  • کارهای شخصی

حتماً در طول روز باید زمانی را برای انجام کارهای مهم که شما را به اهدافتان نزدیک تر می کند باید در نظر بگیرید. کارهایی که می تواند اهداف سالانه، ماهانه و یا هفتگی شما را برآورده می کند. مهم ترین نکته در تهیه این لیست اولوبت بندی کارها است. به بیان ساده تر شما باید بدانید کدام کار اهیمت بیشتری دارد و زودتر باید انجام شود.

  •  تماس های روزانه

ممکن است در هر روز مجبور باشید با افرادی تماس داشته باشید برای این تماس ها باید زمان تعیین کنید و در لیست فهرست خود بیاورید.

  •  یادآوری های مهم

تا حالا چند بار پیش آمده که چیزی که می خواستید به کسی بگویید را فراموش کرده باشید؟ همیشه چیزهایی هستند که برای انجام آنها نیاز به یادآوری داریم تا یادمان نرود! این موارد هم باید در لیست کارهای خودتان بنویسید و برای آن زمان تعیین کنید.

این نکات در تهیه لیست به شما کمک می کند تا درمدیریت زمان بهتر عمل کنید و کارهای خود را به موقع انجام بدهید.

«اگر شما لیستی ندارید، بی شک پول زیادی هم بدست نمی آورید.»

برایان تریسی

2- یادآوری های آینده را منظم کنید

در بحث قبلی اشاره شد که برای یادآوری های حال حاضر آنها را در لیست خود بنویسید. اما بسیاری از قرارها و یا کارها هستند که باید در آینده و در زمان مشخصی انجام شوند برای آنها بهتر است برنامه بهتری ایجاد کنید. به عنوان مثال در یک دفتر یا تقویم کوچک که هر ماه را با رنگ های متفاوت جدا کرده باشد یادداشتی از همان کار را بنویسید. مثلاً برای ماه اول رنگ آبی و ماه دوم سبز و … به این ترتیب می توانید کارهایی که قرار است در ماه های بعدی انجام دهید را به خاطر بسپارید و در زمان موعود انجام دهید.

در این صورت لازم نیست مدام و هر روز برای خود یادآوری کنید در فلان تاریخ و فلان ماه این کار را باید انجام دهم. با این کار از آشفتگی ذهنی خودتان نیز جلوگیری می کنید و بیشتر بر روی کارهای روزانه تمرکز دارید نه آینده!

3-نه به جلسات و یا درخواست های نامعقول

به یاد داشته باشید باید خود را از جلسات و یا درخواست های غیر معقول دور نگه دارید. جلساتی که هیچ سودی برای شما ندارند و وقت و زمان شما را از بین می برند باید مدیریت شوند از این رو باید به جلساتی که دعوت می شوید با دقت پاسخ بدهید و سود و ضرر آن را بررسی کنید. بک نکته را به یاد داشته باشید که همیشه نمی توانید همه را راضی از خود نگه دارید! بهترین افراد هم منتقدانی دارند!

چگونه با دیگران برخورد کنیم؟ راهکارهای ارتباط موثر با دیگران

اما شاید بپرسید بهترین مدل نه گفتن چیه؟

اگر نمی توانید به درخواست طرف مقابل جواب مثبت بدهید باید حداقل برای آن احساس مثبت ایجاد کنید و بعد درخواستش را رد کنید. اول باید به طرف مقابل بگویید که علاقمند هستید کار مورد نظر را انجام دهید و با شرح دلایل، قبول کار را رد کنید. حتماً مطمئن شوید که فرد از شما رضایت کافی پیدا کرده و متقاعد شده است. اگر واقعاً قصد کمک به فرد را دارید می توانید با پیشنهاد راهکارهای جایگزین به اون فرد خوشحالش کنید. این کار یکی از بهترین و موثرین “نه گفتن ” هاست.

4- زمان بیشتر برای خود آزاد کنید

منظور از آزاد سازی زمان بیشتر بعنی کارهای مهم و انجام شدنی را در صورت امکان می توانید در یک روز به صورت کامل انجام دهید. به عنوان مثال برای هر ماه خود باید تماس هایی را بگیرید و یا اطلاعاتی را جمع آوری کنید. در صورت امکان در یک روز تمام تمرکز خود را بر روی این موضوع بگذارید و تا آخر این کار را انجام دهید در این صورت در روزهای بعدی وقت و زمان بیشتری خواهید داشت و می توانید تمرکز بر روی چیزهای بیشتری داشته باشید. با این روند شما می توانید کارهای جدیدی به لیست برنامه خود اضافه کنید و مدیریت زمان بهتری داشته باشید.

شاید باور نکنید که با این تکنیک به بهره وی خود نیز کمک می کنید و وقت های تلف شده کمتری خواهید داشت.

5-از زمان فراغت نهایت استفاده را ببرید

زمان هایی در زندگی ما هستند که اتلاف می شوند و یا به عبارت بهتر هدر می روند. شما با مدیریت می توانید از اتلاف آنها جلوگیری کنید و از کوچک ترین اوقات هم برای پیشرفت خود استفاده کنید. به جای شرکت در سیمنارهای حضوری، شرکت در سمینارهای آنلاین، استفاده از کتاب های الکترونیکی ، فایل های آموزشی صوتی و … در زمان هایی مثل ترافیک، انتظار برای رسیدن کسی و یا چیزی و … می تواند شما را هر چه سریع تر به سمت هدف و موفقیت سوق دهد.

افراد معمولی بیشتر زمان بیکاری خود را صرف تماس های غیر ضروری، اس ام اس و … می کنند. اما این کار چه ضررهایی می تواند داشته باشد.

ممکن است این کارها در زمان مناسبی انجام نشود و یا آن طوری که می خواهید انجام نشود زیرا از روی فکر نبوده و با شتاب انجام داده اید و از همه مهم تر  وقت با ارزشی که می توانسته برای شنیدن و یا فکر کردن صرف شود را تلف کرده اید.

6- تمرکز و مکان مناسب

مکان انجام کارها مهم است زمانی که شما تمام عوامل حواس پرتی را در حین انجام کار دور می کنید و در محیط مناسب کار را انجام می دهید قطعاً با کیفیت بهتری آن را انجام می دهید. علاوه بر این داشتن تمرکز کار مهمی است به عنوان مثال اگر در لیست کارهای خود تعداد زیادی وظایف برای خود بگنجانید حتماً وقت کافی برای اجرای با کیفیت هر کدام پیدا نخواهید کرد.

پس برای داشتن تمرکز بیشتر بر روی کارها باید تعداد وظایف خود را کاهش بدهید تا بتوانید با  بهره وری بیشتر کارها را تمام کنید.

برخی از اشتباهات در مدیریت زمان

اشتباهات در مدیریت زمان1- به تاخیر انداختن کارها

تا حالا چند بار این جملات را تکرار کرده اید؟” از فردا شروع می کنم” ، “از شنبه شروع می کنم” و …

این جملات و کلمات سم مهلک هستند برای مدیریت زمان شما ! کلاً برای بیشتر افراد یک عادت شده! با این کار مدام و مدام کارهایتان به تاخیر می افتد. بهترین راه مبارزه با این سم کشنده این عبارت است ” از همین الان” ساده است اما در عمل سخته! سعی کنید هروقت تصمیم گرفتید کاری رو انجام بدید از 1 تا 10 را بشمرید و بعد سریع برای آن اقدام کنید اجازه ندهید افکار منفی و مسموم ذهن شما را درگیر کنند و کارهایتان را به بعد موکول کنید. علم ثابت کرده بعد از 10 ثانیه ذهن شروع می کنه به منفی بافی و ممکن است تنبلی مانع انجام کار شود.

  • اگر تصمیم گرفتی زبان یاد بگیری همین الان زنگ بزن به چند تا آموزشگاه و تحقیق کن
  • اگر تصمیم گرفتی هوش مالی خودت را بالا ببری می تونی همین الان بهترین محصول هوش مالی در ایران را تهیه کنید
  • اگر تصمیم گرفتی استرست را مدیریت کنی همین الان محصولات مدیریت استرس را تهیه کن

خلاصه اگر هر تصمیمی گرفتی همین الان یک اقدامی هر چند کوچک برای انجام آن بردارید

2- مشخص نبودن محدود زمانی

اگر برای هر کاری محدود زمانی مشخص نکنید محال بتوانید مدیریت زمان را به خوبی انجام بدهید. باید به صورت مشخص و واقع بینانه برای کارهای خود زمان مشخص کنید در غیر این صورت شکست می خورید.

3- نداشتن استراحت کافی

برخی افراد  فکر می کنند با مدیریت زمان نباید هیچ وقت استراحتی داشته باشند و باید مدام کار انجام دهند این درحالی است که همه ما انسان هستیم و خسته می شویم. باید حتماً زمانی را برای آرامش و استراحت در نظر بگیرید تا از لحاظ ذهنی و جسمی بتوانید دوباره با انرژی کار کنید. در عین حال انرژی و انگیزه تان را هم می توانید حفظ کنید.

4- گروه بندی نکردن وظایف

بیشتر افراد گروه بندی وظایف را نمی توانند به خوبی انجام دهند به همین خاطر با کمبود وقت مواجه می شوند منظور از گروه بندی وظایف این است که کارهای مشابه را در کنار هم بچینید و به دنبال هم انجام دهید. با این کار دسته ای از کارهای مشابه را یکجا انجام می دهید و به دنبال کارهای دیگر می روید و از نظر فکری و روانی هم بار مثبتی به همراه دارد.

5- ننوشتن

نوشتن کمک می کنه کارها را فراموش نکنیم و راحت تر بدانیم چه کارهایی انجام شده و چه کارهایی انجام نشده. با نوشتن شما ذهن تان را از آشفتگی های زیاد پاک سازی می کنید و یادگیری خودتان را هم بالاتر می برید. شاید گفت این موضوع یکی از مهم ترین تکنیک های مدیریت زمان است.

نتیجه گیری نهایی:

دوستان عزیزم! اگر هنوز هم در مدیریت زمان مشکل دارید و از خودتان می پرسید چگونه زمان را مدیریت کنم؟ کافی است تنبلی را کنار بگذارید و همین الان قلم و کاغذ خود را آماده کنید و نکات و تکنیک های مدیریت زمان که به صورت مفید گفته شده را بنویسد و برای وظایف و انجام کارهای خود از آن استفاده کنید. قانون 10 ثانیه را فراموش نکنید!

امیدوارم که آموزش این تکنیک ها به بهبود روند موفقیت شما کمکی کرده باشد در پایان خوشحال می شوم نظرات و یا پرسش های خود را با ما در میان بگذارید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

2 + 5 =

دکمه بازگشت به بالا
بستن